Wer beim individuellen Branding des eigenen Microsoft-365-Mandanten zum ersten Mal auf „Datenschutz & Cookies“ und „Nutzungsbedingungen“ in der Fußzeile stößt, geht schnell davon aus, damit sei die rechtliche Absicherung gegenüber Mitarbeitenden und Gastnutzern erledigt. Tatsächlich verbergen sich dahinter zwei völlig unabhängige Microsoft-Funktionen mit fast identischem Namen. Nur eine davon hat jedoch wirklich Biss.
Im Entra Admin Center unter „Anpassung → Unternehmensbranding“ lässt sich die Anmeldeseite mit eigenem Logo, Hintergrundbild und eben auch einer Fußzeile versehen.
Die Fußzeile im Company Branding
Dort gibt es zwei vorbelegte Elemente, die sich mit eigenem Anzeigetext und eigener URL überschreiben lassen. Standardmäßig zeigen sie auf Microsofts eigene Datenschutzerklärung bzw. den Microsoft-Servicevertrag.
Der entscheidende Haken: Diese URLs sind auf der Anmeldeseite nicht klickbar. Microsoft zeigt sie nur als Text an. Wer draufklickt, kommt im umkonfigurierten Zustand nirgendwo hin, bzw. landet in Microsofts eigenen Nutzungsbedingungen in der Dokumentation. Es findet auch keinerlei Prüfung statt, ob die hinterlegte Adresse überhaupt existiert. Die Fußzeile ist damit reine Information für aufmerksame Nutzer, kein Zugriffshindernis und keine Zustimmungsfunktion. Sie ist in jedem M365-Plan enthalten, kostet also nichts extra.
Die echte Entra-ID-Funktion „Terms of Use“
Ganz anders sieht es bei der Funktion aus, die unter „Schutz → Bedingter Zugriff → Nutzungsbedingungen“ liegt und aus demselben Grund auch im Bereich „External Identities“ auftaucht, weil sie sich besonders für die Zustimmung von B2B-Gästen eignet. Hier lädt man kein Textfeld, sondern ein echtes PDF-Dokument hoch, und bindet es über eine Conditional-Access-Richtlinie gezielt an bestimmte Nutzer oder Gruppen , etwa ausschließlich an Gastbenutzer.
Der Unterschied in der Praxis: Wer angemeldet werden will, bekommt die Anmeldung so lange blockiert, bis er aktiv auf „Annehmen“ klickt. Microsoft protokolliert dabei, wer wann welche Version akzeptiert hat – sichtbar sowohl als laufender Zähler im Dashboard als auch als Einzelereignis im Audit-Log (dort für 30 Tage nachvollziehbar).
Diese Funktion setzt allerdings eine Microsoft Entra ID P1-Lizenz voraus, die in vielen gängigen Plänen wie Business Premium oder E3 zwar bereits enthalten ist, aber eben nicht überall automatisch dabei ist. Ein kurzer Blick in die eigene Lizenz-Übersicht lohnt sich vorab.
Die beiden Funktionen im Vergleich
| Fußzeile (Company Branding) | Terms of Use (Conditional Access) | |
|---|---|---|
| Was hinterlegt wird | Anzeigetext + URL | Ein PDF-Dokument |
| Wirkung | Rein dekorativ, nicht klickbar | Blockiert die Anmeldung bis zur Zustimmung |
| Protokollierung | Keine | Ja, inkl. Zeitpunkt und Version |
| Zielgruppe steuerbar | Nein, gilt für alle | Ja, z. B. nur für Gäste |
| Lizenz | In jedem M365-Plan enthalten | Microsoft Entra ID P1 erforderlich |
Welche Funktion für welchen Zweck?
Nicht jeder rechtliche Text braucht dieselbe Durchsetzungsstärke. Eine Datenschutzerklärung ist in erster Linie eine Informationspflicht nach Art. 13/14 DSGVO. Sie muss erreichbar sein, aber niemand muss sie aktiv „annehmen“. Dafür reicht der einfache Fußzeilen-Link auf eine ohnehin schon gehostete Seite völlig aus.
Bei Nutzungsbedingungen und einem Haftungsausschluss liegt der Fall anders, besonders wenn regelmäßig Gastzugänge für Schulungen oder Meetings vergeben werden: Hier ist eine nachweisbare, protokollierte Zustimmung deutlich wertvoller als ein Text, den theoretisch niemand gelesen haben muss. Genau dafür ist die echte Terms-of-Use-Funktion gemacht – einmal als PDF hochgeladen und per Conditional-Access-Richtlinie gezielt auf Gastbenutzer angewendet, deckt sie einen Anwendungsfall ab, den die Fußzeile gar nicht leisten kann.
So richten Sie es ein
Für eine gezielt auf Gäste zugeschnittene Terms-of-Use-Richtlinie sind im Kern vier Schritte nötig:
- Einen passenden Text als PDF vorbereiten
- Im Entra Admin Center unter Bedingter „Zugriff → Nutzungsbedingungen“ ein neues Dokument anlegen und das PDF hochladen
- Anschließend eine Conditional-Access-Richtlinie erstellen, die als Bedingung „Gastbenutzer“ (oder eine entsprechende Gruppe) auswählt und als Grant Control die neue Nutzungsbedingung verknüpft, …
- … aber Dienstkonten sowie Automatisierungen explizit von dieser Richtlinie ausschließen, weil Terms of Use ausschließlich interaktive Anmeldungen unterstützt und nicht-interaktive Zugriffe sonst blockiert werden.
Fazit
Zwei Funktionen, ein ähnlicher Name, aber ein grundlegend anderer Zweck: Die Fußzeile ist Höflichkeit, die echte Terms-of-Use-Funktion ist Durchsetzung. Wer beides richtig zuordnet, spart sich den Irrglauben, mit einem einfachen Textfeld bereits eine belastbare Zustimmung eingeholt zu haben.